Wie wir mit GOLF GLOBE das Büro abgeschafft haben

Ich hätte damals nicht gedacht, dass wir fast 10 Jahre nach Gründung meines ersten Unternehmens (der GOLF GLOBE GmbH – mittlerweile gibt es noch zwei weitere Gesellschaften) den Gründungsstandort in der Theaterstraße in Hannover vollständig auflösen und ich damit nun ein rein virtuell aufgestelltes Unternehmen besitze. In 2014 war das noch unvorstellbar.

Pünktlich zum neuen Jahr gab ich am 02.01.2024 „die Schlüssel ab“. Es ist schon ein merkwürdiges und auch bewegendes Gefühl, wenn man zum letzten Mal das Büro verlässt, in dem vieles begann. Die vielen Erinnerungen an schöne Arbeitsmomente, Meetings, Besuche von Partnern, usw. Wenn man aus dem Gebäude geht, wie schon tausende Male vorher – ein letzter Blick in der Theaterstraße 4 nach links rüber zur Oper und dann ins Auto und „weg in die virtuelle Arbeitswelt“. Es fühlt sich ein bißchen nach Mister Spock an – einfach mal das physische Büro weggebeamt.

Und somit ist es vollbracht – GOLF GLOBE arbeitet jetzt „full remote“ – weltweit mobil und ohne Büro.

Doch zunächst zur Begriffsklärung – was versteht man per Definition von „Full Remote“ und „mobilem Arbeiten“?

Full Remote: „Vollständiger Verzicht auf eine Präsenz des Mitarbeiters am Arbeitsplatz. Die Bearbeitung von Projekten sowie die Kommunikation im Team erfolgt ausschließlich online. Mobiles Arbeiten lässt sich zum Beispiel komplett remote umsetzen.“

Mobiles Arbeiten: „Mobile Arbeit (auch Mobile Working) beschreibt eine Form der ortsunabhängigen Arbeit. Die Angestellten haben dabei keinen festen Arbeitsplatz und legen normalerweise selbst fest, von wo aus sie arbeiten. Mitunter sprechen sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber bei der mobilen Arbeit für eine Regelung hinsichtlich eines festen Arbeitsplatzes außerhalb der eigenen Betriebsstätte ab, so zum Beispiel beim Homeoffice. Ansonsten ist es den Mitarbeitern überlassen, ob sie in einem Co-Working-Space, einem Café oder gar in einem anderen Land wie während einer Workation ihrer Arbeit nachgehen.“

(Quelle für beide Defintionen: www.hrworks.de)

Den Weg dahin haben wir durch viele Einzelschritte, die wiederum als Projekte organisiert waren, erreicht. Der entscheidende Impuls für mich war ein Unternehmertag im deutschen Hauptquartier von Microsoft in München, zu dem mich unser damals neues IT Systemhaus im Oktober 2019 einlud.

Ich traf direkt im Anschluss alle relevanten Entscheidungen, die zur vollständigen Umstellung auf digital bei uns führten. Dabei hatte ich merkwürdigerweise das Gefühl, mich beeilen zu müssen und drückte daher auf die Tube. Vielleicht war es Intuition, möglicherweise auch nur mein Naturell. In jedem Fall geschah dies rechtzeitig vor der Pandemie, sodass wir bis Februar 2020 alles umgestellt hatten, was wir zur Fortführung des Geschäftsbetriebes während der Pandemie benötigten.

Dann kam die Pandemie, welche bekanntlich zum absoluten Booster für das digitale Arbeiten wurde. Und seitdem brauchten wir das Büro kaum noch. Es wurde mehr und mehr zu einem teuren Postkasten.

Einige Beispiele für diese Entscheidungen in 2019:

• Digitalisierung unserer Serverstruktur (Nutzung MS One Drive for Business, MS SharePoint)
• Anschaffung des dafür geeigneten Equipments (Hardware, Bsp. seit 2014 gab es bei uns nur Laptops und keine PCs)
• Abschaffung des dafür nicht geeigneten Equipments (Bsp. physische Telefone, Drucker ohne WLAN-Verbindung)
• Umstellung auf VoIP Telefonie, Nutzung einer webbasierten Call Center Anlage (hatten wir allerdings schon seit 2014)
• Einführung von MS Office (Nutzung von Teams bereits vor der Corona Pandemie)
• Vollständige Umstellung auf papierloses Arbeiten (gar nicht so einfach, wenn man überlegt, wer einem noch alles Papierrechnungen und Werbung schickt…viele Partner mußten wiederholt angeschrieben werden, die Banken können es bis heute nicht umsetzen – eine Bank schickt uns sogar heute noch per Post Überweisungsbelege für jede einzelne Transaktion bei Auslandsüberweisungen)
• Umstellung unserer Buchhaltung auf Datev Unternehmen Online (bis 2019 mußten wir noch die klassischen „Pendelordner“ zum Steuerberater bringen und wieder abholen – diese digitale Buchhaltung ermöglicht mir heute einen tagesaktuellen Blick auf unsere Erlös- und Kostenstruktur auf Detailebene (eingescannte Belege)
• Ein sehr wichtiger Schritt: Umsetzung der „Dokumentation zum ersetzenden Scannen“ mit unserem Steuerberater – diese Dokumentation skizziert und legitimiert unsere digitalen Prozesse der Rechnungsablage – es wird genauestens beschrieben, wie Rechnungen – sofern wir sie noch per Print erhalten – eingescannt werden und wie unsere Ablagestruktur generell ist – erst diese beim Finanzamt eingereichte Dokumentation ermöglicht eine vollständig digitale, GoBD-konforme Archivierung von Rechnungen – diese müssen dann nicht mehr ausgedruckt 10 Jahre aufbewahrt werden – da wir dies seit 3 Jahren machen, haben wir somit nur noch Rechnungen der 7 Jahre davor im Lager, welches jährlich kleiner wird…
• Zuguterletzt in 2023 dann noch der Abschluss eines Vertrages mit dem weltweit führenden Anbieter von Büroräumen und Coworking Spaces, Regus, der wiederum Teil der International Workspace Group ist
• Über Regus schlossen wir den Vertrag für eine „ladefähige Adresse“ (wie es in Deutschland bezeichnet wird) – unseren Standort haben wir weiterhin mit Hannover festgelegt, Regus regelt die Postannahme – der Standort hätte allerdings auch sonstwo eingerichtet werden können
• Gleichzeitig haben unsere Mitarbeiter darüber die Möglichkeit, an ca. 10.000 Standorten weltweit (laut Auskunft Regus) die Coworking Spaces zu nutzen – natürlich möchte auch Regus dafür bezahlt werden, allerdings konnten die Raum- und Mietkosten (mit allen dazugehörigen für ein Büro wie Reinigung, Parkplätze etc.) darüber um 70% gesenkt werden

• Worklife Balance: Unsere Mitarbeiter schätzen die Vorzüge des mobilen Arbeitens, da dies perfekt in Einklang mit den individuellen „Lebensprozessen“ zu bringen ist (Bsp. Betreuung von Kindern)
• Die Welt entdecken: Das mobile Arbeiten ermöglicht unseren Mitarbeitern, die Welt „nebenher“ kennenzulernen
• Besseres Familienleben: diese Arbeitsform erlaubt unseren Mitarbeitern, auch z.B. für Ihre Angehörigen noch besser da zu sein, indem sie bspw. ältere Familienangehörige pflegen – das geht so weit, dass bei uns sogar schon einmal aus einem Hospiz heraus gearbeitet wurde, wodurch ein Abschied eines sehr engen Familienangehörigen über mehrere Tage möglich war
• Identität: Diese Punkte wiederum schweißen Arbeitgeber und Arbeitnehmer nochmal viel stärker zusammen („Du hast mir das damals ermöglicht, dafür werde ich Dir immer dankbar sein“)
• Motivation: Schon vielfach wurden „Workations“ genommen – dadurch kann unser Teams potenziell den Urlaub an eine Besichtigungsreise hängen – ein großer Mehrwert in dieser aufgrund der Margenstruktur eher schwächeren Vergütung innerhalb unserer Branche
• Besseres Recruiting: wir können überregional und international einstellen, gerade als sehr spezialisiertes Unternehmen ist dies ein riesiger Vorteil
• Bessere Kontakte zu unseren Partnern
• Steigerung von Know-how: durch das weltweite Arbeiten besuchen wir einerseits unsere Golfdestinationen lernen Hotels kennen und andererseits verbringen unsere Mitarbeiter Arbeits- und auch Freizeit dort, wodurch sich diese Unterkünfte noch viel besser kennenlernen lassen als bei einem schnellen rein-raus-Besuch. Dadurch können wir unsere Kompetenz gegenüber unseren Kunden nochmal deutlich steigern
• Fokus auf das sehr wahrscheinlich wichtigste Thema unserer Zeit: Nachhaltigkeit

Natürlich gibt es sie, vor allem liegen diese in den fehlenden menschlichen Beziehungen. Hier müssen wir darauf achten, dass wir regelmäßig als Team zusammenkommen. Alleine aus diesem Grund werde ich in der nächsten Woche einen Teil meines Teams in Spanien besuchen und dort viele Gespräche führen.

Dadurch, dass ein Team seltener persönlich zusammenkommt, kann aber auch die Fluktuation verstärkt werden. Mitarbeiter fühlen sich vielleicht fester an eine Firma gebunden, wenn sie dort regelmäßig ein- und ausgehen. Dazu fehlen uns aber auch noch die Erfahrungswerte über mehrere Jahre.

Mein persönliches Fazit: aus meiner Sicht überwiegen die Vorteile dennoch deutlich. Ich würde den ganzen Weg nochmal genauso gehen. Und bin gleichzeitig stolz darauf, dass wir hier möglicherweise zu den Pionieren unter den Firmen zählen (zumindest mal als KMU), die diesen Schritt mit vollständigem Verzicht auf ein Büro wagen.

Sofern Fragen zu diesen Themen aufkommen, beantworte ich diese gerne – entweder über diesen Kanal oder per Email ms@golfglobe.com

Autor:
Mario Schomann
CEO, GOLF GLOBE

Veröffentlicht am
18. Januar 2024